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大数据背景下我国档案保护技术的发展趋势

2021-03-19 热度:93 ℃

随着大数据化和人工智能技术的不断进步,档案 管理变得越来越简化,从原来的纸质档案逐渐转型为 电子档案,致使档案管理员摒弃了以往烦琐、重复的档 案管理工作,而是采取了高效率、低成本的档案管理模 式。这就对档案管理人员提出了更为严苛的要求,要 求档案管理人员拥有更全面的档案管理及保护知识; 要有更专业的档案管理及保护的综合素质;要能积极 投入到档案管理及保护工作中去。因此,应对档案管 理及保护工作进行变革,以确保档案的安全性。

1我国档案保护技术工作存在的问题

1-1人为因素

档案管理及保护部门的工作人员专业素养较差, 档案管理部门在进行档案管理及保护时,没有选取有 专业能力的工作人员,招聘的工作人员并没有相关的 工作经验也没有学习过专门的档案管理及保护知识。 这样的现象不仅是对档案保护的不负责,也是对档案 信息安全的不负责。

档案数据获取和整理是在大数据背景下必不可少 的工作。其中,档案数据获取是整个档案管理工作的根本,只有获取有效的档案数据才能对档案内容进行 分析和整理,并对档案进行管理及保护。目前,电子档 案在保护技术上存在缺陷,计算机在传输信息的过程 中若出现了漏洞,就会导致档案信息泄漏。

1-2自然因素

第一,自然因素不仅是重大自然灾害对档案的破 坏,还包括一些经常性、缓慢性的破坏。重大灾害的破 坏包括地震、台风、海啸等,这些影响因素对档案的破 坏既是毁灭性的,也是难以预料的。第二,不剧烈的损 害对档案的影响。例如,不适宜的温湿度和空气污染 物等。同时,还有害虫、有害微生物及鼠类对档案的破 坏。这些因素都存在着相似的特点:耐寒、耐高温、抗 干旱,且动物还具有极强的杂食性和繁殖能力,难以清 理干净。就以微生物来说,档案馆的潮湿环境有利于 微生物的生长和发育,最终使档案发霉、腐烂、变质。 这些问题给档案保护提出了新的要求,必须要采取正 确的保护措施,以保障档案信息的安全。

2针对档案保护技术工作存在的问题提出 的解决对策

2.1控制人为因素对档案保护的影响

在大数据环境不断优化的背景下,档案局应更加 注重科学技术在档案管理及保护工作中的应用,要选 用有专业素养的人才。只有在专业素养人才的带领下 才能建立起专门的档案保护部门,使整个部门的工作 人员认清档案管理及保护的工作规划、工作形势和工 作步骤。首先,要提高现有档案管理工作人员的专业 素养,对工作人员进行培训,在培训过程中要注意到每 个工作人员存在的问题,并单独解决每个员工的不足。 其次,要招聘新的有专业素养的人才,应能够对以前档 案管理存在的问题提出解决意见。

在大数据环境下,许多传统的档案保护标准已不 再适用,由于我国档案保护部门未针对新科技环境对 档案管理及保护标准进行相应的更新换代,致使我国 电子档案的信息安全受到严重威胁且信息质量较差。 新型电子档案虽然存在一些风险,但安全性肯定是比 传统档案的安全性要高的,可以加强档案部门与信息 安全部门的合作,时刻保护电子档案信息的安全,防止 信息传输出现错误或出现黑客入侵的现象。但老旧的 纸质档案依旧是一笔丰富的历史文化遗产,可以将以 前的纸质档案扫描成电子档案,并以电子形式保存,传 统纸质档案就可放入恒温湿的仓库来保存。

2.2减少自然因素对档案的影响

针对这些不可避免的自然因素对档案的影响,就 要建立起以预防为主,修缮为辅的档案保护模式,应建 立起专门的档案库房馆并使用相关的合理设备。该馆 的温度、湿度等都要符合档案的保存条件,而且该馆在 建造时,应采用节能、环保的材料,要重点注意库房的 防火、防水,防空气污染、防有害生物等情况,从而建立 一个良好的档案保存环境。对电子档案来说,要以预 防信息泄露和保障信息安全为主,建立起覆盖各层次 的网络环境。同时,要对毁坏性的档案进行修补,包括 档案去污和对档案馆进行驱虫灭菌等,合理的档案预 防和修补技术能有效保护档案的安全。

3我国档案管理及保护技术的发展趋势

3.1档案保护形势日趋多元化

我国正处于传统档案管理及保护与现代化档案管 理并存的时代,应建立起专门的档案管理系统,并定时 对该档案数据库进行更新和检查,以保证该数据库信 息的完整性。同时,应在档案数据甄别技术上进行相 应的改革创新,应将档案进行正确分类,将档案管理部 门的档案管理及保护职能发挥到最大,保证档案局能 掌握合理的档案管理及保护的发展途径,从而应对在 档案管理及保护过程中的风险。扩大电脑档案管理的 同时,不能完全将以前的纸质档案丢弃,要建立起自动 化温湿度控制仓库和电子消毒仓库,从而确保纸质档 案的安全。

3.2档案保护工作日趋细化

首先,建立档案收集部门,对收集的档案进行甄 别。其次,建立档案分析部门,将类别不同的档案分别 归档,分类出重要的档案,单独进行管理,并进行多重 加密,重点保护。最后,建立档案管理部门,按照国家 法律规定制定出切实有效的档案保护技术,从而实现 档案保护技术的规范化和标准化。当档案管理出现问 题时,要能够迅速找出问题点,并针对问题点找到相关 责任人,使其为出现的问题负责。这样更能促进我国 档案管理及保护工作的顺利开展,使档案始终处于被 安全保护的状态。

3.3档案修补技术日趋完善

随着高新技术的发展,档案的修补技术也逐渐从 手工修补向电子修补转变。由于手工修补存在效率 慢、不规范等问题,这就凸显了电子修补技术的好处。 建立更高新的档案修裱机,研发更适合档案装裱的档 案修裱机胶黏剂,电脑操控胶黏效果更好,不会出现溢 胶、少胶等现象。

3.4档案保护日趋绿色环保

生态、低碳、环保是时代发展的潮流,也是档案保 护发展的必然趋势。档案馆建筑群体及设备设施应遵 循绿色环保的观念,最大限度地节约资源、保护环境、 减少污染,提供健康、适用和高效的使用空间,与自然 和谐共生。档案的保护方式以前是追求快速建造,现 如今在逐渐向高效建造发展,更注重生态保护、低毒、 无残留,从实质上迎合国家开展的绿色环保政策,从而 保证档案馆的合理化建设。

3.5档案管理日趋国际化

随着全球化经济的发展,大数据是世界发展的必 然趋势,网络的流通性已成为每个国家都在关注的问 题。应在保证档案信息不泄露的前提下,可借鉴国外 的高新技术来为我国档案保护的发展提供对策。例 如:日本处于地震带地区,他们就火灾和地震等因素对 档案保护技术方面产生的影响有着丰富的经验,美国 的纸张去酸技术始终位于世界前列。同时,还要学习 国外关于电子档案的保护措施,可通过举办交流会、交 流生等合作形式来汲取国外先进的电子档案保护技术 和理念,并向国外传播我国对档案保护所采取的措施。



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