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档案保护技术工作面临的问题与对策

2021-03-23 热度:97 ℃

摘要:现今时代数字化、信息化已经是常态,我国档案管理也在逐渐走向信息化的道路,当然纸质档案仍然存在,并且纸质档案也始终有其自身的作用。当前,无论是电子档案还是纸质档案,实际上均需要做好档案的管理工作,而其中的档案保护工作是一项必须予以重视的部分。针对档案保护,本文将从具体探讨档案保护技术工作中可能面临的问题入手,并提出相应的保护对策。

关键词:档案;保护技术;问题;对策

在社会生活当中,档案的种类非常多,具体如个人档案、历史档案等,档案起到的作用是不可忽视的。以个人档案为例,其记录的是一个人从出生一直死亡的过程,档案内容非常详细,当一个人毕业、需要调职、创业等情况下,则


需要用到档案,档案是这些行为的基础 。由此可见,档案的作用非常重要。基于此,档案管理人员则需要做好档案保护工作,确保档案信息保存完整,内容不被随意泄露等。以下将从档案保护的意义出发,就该工作面临的问题进行深入分析。

一、档案保护的意义

正是由于档案本身的重要性,其保护技术工作也就具有非常重要的意义。从社会的层面来看,档案是记录历史、传承文明的重要载体之一,是社会发展中的一项宝贵资源,这一载体、资源在许多时候需要得到保护,如此则能够为人、为社会营造和提供相对公平、公正的环境,其对国家安全、国家利益都均有非常大战略意义。从个人层面来看,档案记录个人的不同人生阶段的内容,如出生、学习、结婚、事业等均被记录于档案当中,做好档案保护,则是对个人信息的保护,做到“有根可寻”。

因此,档案保护于国家、于个人都是非常重要的,而档案管理人员必须负起职责,做好档案管理、保护工作,使得历史可以传承。

二、档案保护技术工作及其问题分析

在档案保护技术工作当中,针对电子档案、纸质档案实际上目前也都有相应的保护技术作为支撑,但是同时由于各种人为或环境因素,实际进行档案保护的过程中也存在和面临着一些问题。

(一)档案保护技术工作内容

档案保护技术工作依据档案形式的不同,保护技术内容有所不同。在电子档案的保护技术工作中,管理人员需要在相应的计算机系统当中,输入档案信息形成数据库,而后档案数据库之间、数据域位之间、运行程序之间等也就逐渐形成了相应的逻辑关系。档案数据录入之后,档案管理人员则需要定期进行相应的检查、系统升级和更新,对系统进行定期维护等,以此做好基础性的电子档案保护工作 。除此之

外,则还需要对档案数据库实施加密处理,确保档案数据处于安全的环境和状态。而纸质档案保护技术工作,需要做的工作则非常多,例如确保纸质档案上所处的环境温湿度、光线相对适宜,档案的字迹不能被侵蚀,做好防虫工作等等。

(二)档案保护技术工作中的问题

综合档案保护技术工作内容,进行实际的保护技术操作当中,存在和面临的问题是不可忽视的,这些问题将会直接影响到档案保护技术工作是否能够起到效果。

首先,在电子档案或档案信息化的保护过程中,面临的主要和突出的问题包括两个方面:一是档案信息录入错误, 或者由于不可抗力因素造成的计算机系统故障导致的计算机硬件损毁等问题,如此必然导致档案的失真、完整性缺失; 二是受到人为的、有意识的破坏,例如授权用户滥用权限,

或者黑客、病毒等的袭击等,均导致电子档案面临信息泄露的问题 。最终,档案保护技术工作均受到影响,相关的保护、保密工作也没有达到标准和要求。

其次,纸质档案的保护过程中,在档案存放环境、档案自身的字迹等均面临着一些问题。例如,纸质档案存放不具有相应的存放条件,档案库的温湿度、光线等达不到相应的要求和标准;纸质档案本身的字迹不具有耐久性,容易出现字迹模糊、褪色等,档案中的光盘等在多种因素作用下发生磁化等。

档案保护技术工作中遇到的问题,可以结合现代化技术手段进行优化处理,而要处理好这些问题,在很大程度上需要硬件条件的支持,以及专业技术和管理人员的支持。就以上问题的处理,以下有几点具体对策和方法。

三、档案保护技术工作的优化和问题处理对策

档案保护技术工作作为档案管理中的重要部分,面对该项工作中存在的问题,以下同样还是从电子档案和纸质档案的技术保护入手,具体探讨保护工作的对策。

(一)电子档案保护技术优化

在电子档案保护技术工作中,面临的最突出的两个问题:档案信息管理和档案信息泄露,可从以下两个方面进行问题处理:

1)以“防火墙”、技术加密等确保电子档案安全

对电子档案实施保护时,为加强档案信息不被有意、恶意攻击和破坏,建立防火墙以及使用加密技术非常必要。防火墙能够将专用网络和公用网络隔离开,只有符合防火墙相关安全规定和要求的网络才能够实现对档案信息的访问, 因此防火墙可以达到对非法访问的抵制,也可以防止病毒入侵,以此达到档案信息和数据的保护

而技术加密,则是针对档案检索、访问、查阅等过程中,设置不同级别的权限和要求。例如,针对高级档案,只有高层人员在输入多级密码以及对档案文件进行数据解密之后,才能够看到,简单而言就是对档案访问者的身份确认、验证,该验证往往是以用户口令确认,并且口令必须是位数较长、大小写字母混用、字母和非字母结合的口令。最终, 降低档案信息泄露、缺失、非法修改等的可能性,提升电子档案的安全性。

2)以专业技术及专业管理队伍保证电子档案安全

由于电子档案的管理和保护依靠的也是计算机技术,为确保电子档案的安全,则必须有相应的专业技术及管理人员作为保障。为此,电子档案管理相关部门可先在建立健全档案管理制度的基础上,对档案管理人员进行信息系统相关技术的培训,具体如对信息技术加密技术的处理培训、定期进行电子档案更新升级等培训,从而逐步建立起专业化的电子档案队伍。

(二)纸质档案保护技术优化

实施纸质档案保护的过程中,则重点从纸质档案存放的环境入手,保证纸质档案原貌最大限度的保存。

在实施纸质档案保护工作当中,采用现代化的保护技术

必不可少,例如档案存放的库房采用现代化数字控制,建设智能档案室,配备专业的档案杀虫灭菌设备,对出入档案库房的人员予以相应记录或监控,以此确保整个档案库房的环境与纸质档案存放要求相互适应。建设智能档案室一体化智能管理系统需要将档案库房内所有设备进行一体化管理,设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理,以统一专用设备接口接入库房局域网总线,各功能设备独立运行的同时,根据设定逻辑和特定要求联动运行,实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化, 有效地保证了档案的安全与寿命。智能化档案室是现代档案室发展的趋势。

此外,还可就纸质档案的分类、利用采用科学化的手段进行管理。将每份档案文件进行数字化处理和电子标签分类,特别是在珍品档案安防管理中,则具体可使用物联网RFID标签技术,以此达到对纸质档案的远程控制。

而在纸质档案的字迹耐久性处理方面,可以适当采用耐久性的材料确保字迹尽可能长时间的保存,或者从库房环境入手在,做好各项保护工作 的位置,同时也需要保持光盘、磁带等的清洁,也可建立专门放置磁带、光盘的库房。

四、结束语

综上所述,在具体实施档案保护技术工作当中,保护和管理人员需要从不同档案出发,从档案对存放环境及条件出发,从档案安全出发,做好各项档案保护、保密工作,对此以上也进行了较为详细的探讨,例如以防火墙、技术加密、专业队伍建设等实施档案保护,希望能够就档案保护技术工作带来一些参考。



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