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基于物联网的高校智慧档案馆建设与体系架构研究

2021-03-24 热度:139 ℃

摘要:本文以物联网技术为切入点,阐述了智慧档案馆的 提出背景,指出基于物联网的高校智慧档案馆体系架构, 提出了构建互联网的高校智慧档案馆体系架构的重要举措, 以期为我国高校智慧档案馆的“智”管理助力。 关键词物联网技术;智慧档案馆;体系架构;应用研究

高校智慧档案馆提出的相关背景

2013年,智慧档案的概念被首次提出,随后许多 学者围绕智慧档案为切入点对智慧档案馆展开研究, 具有代表性的有:杨来青的《档案馆未来发展的新前景: 智慧档案馆》,认为“智慧档案馆是采用物联网、云计 算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处 置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模 ";杨智勇、周枫的《试析智慧档案馆的兴起与未来 发展》,把智慧档案馆定义为"综合档案数据、信息、 情报、知识来解决档案收集、管理、保存、用等问 题的智慧化系统和平”,主张智慧档案馆是人类主动 创造性与先进信息技术的结合,再利用结合在档案上 的成果为人类提供服务的平台。高校智慧档案馆的提 出起步于高校数字档案馆的建成,高校智慧档案馆是 利用现代信息处理技术(包括云数据计算支持、大数 据计算支持、物联网等),充分应用到档案管理的各个 方面,通过智慧校园的应用层,以达到人档关联。人 档相关既是档案为高校教职工服务的贴合体现,更是 高校档案实现其利用价值的现实目标,在这样的背景 下,高校智慧档案馆建设逐渐被提上工作日程。

基于物联网技术的高校智慧档案馆体系架构

高校智慧档案馆的体系架构可以分为数据层、服 务层和应用层。首先,数据层以高校智慧档案馆的档 案资源为基础,基于目录数据库、全文数据库来开展 服务。服务层由档案管理者利用移动数据终端(微信 公众平台、档案抖音、档案微博)等实现档案资源的 管理组织与发布推送。应用层即是用物联网技术将档 案数据资源传输至移动终端设备开展服务的平台。物 联网技术在高校档案管理应用层的智能化业务流程如 下:物联网技术的最关键核心技术就是RFID技术, RFID系统中的射频识别工作频段受到阅读器频率的直 接影响,阅读器接收到命令后将其发送至标签,电子 标签在发送射频信号后进入工作状态传输编码及射频 信号,再由接收天线通过调制解调器向阅读器传送接 收到的信息,由阅读器将信息传输至后台系统完成相 应处理。RFID技术具有较大的信息存储量,可以将大 量电子档案信息存储在同一个芯片上,它采用电子标 签代替传统二维码给每一卷档案都设置一个独有的“身 份证”,革新传统的档案入库过程,使档案管理人员从 传统的入库实物提取中解放出来,提高了档案工作效 率,实现了档案查阅的快捷性和高效性。在档案实体 安全方面,物联网技术主要借助各种芯片的安装来实 现对其周围环境的感知,自动调节档案库房的温湿度, 还能按照温湿度进行自动的通风消毒以及智能报警(门 禁报警、监控报警、实物追踪)等,确保档案库房实 体的安全。

三、构建基于物联网技术的高校智慧档案馆体系架构 的重要举措

(一)切实转变并更新传统的档案管理理念

物联网技术在高校智慧档案馆中的应用除了具有 良好的环境支撑,还需要高校内部切实转变传统的档 案管理理念,对物联网技术有全面的认知,不断进行 物联网技术的应用与尝试,在探索与实践过程中必定 会遇到制约因素,但不能因遇到阻力而停滞不前、流 于形式。这要求档案管理人员科学地进行物联网技术 应用下的管理审视与分析,具体问题具体剖析,将物 联网技术应用价值更好地发挥岀来。例如,吉林大学 和大连海事大学都将档案智能化管理作为工作目标, 相继进行了物联网技术的应用尝试,都取得阶段性成 果,这得益于主管领导重视和档案管理理念的创新。

(-)完善统一建设标准,争取相关政策扶持

基于物联网技术的高校智慧档案馆体系架构的实 现,需要构建统一的网络标准化体系,同时需要得到 相关政策的支持。高等院校需要结合自身物联网技术 的应用现状和需求,遵照《高等院校档案管理办法》, 构建具体细化的基于物联网技术应用的档案管理标准 体系,明确物联网技术的职责范围,对物联网技术的 不同标准进行解释说明,用标准和规范去指导物联网 背景下的高校智慧档案管理工作。从政策方面来说, 物联网技术与高校智慧档案馆的融合不是一朝一夕、 一蹴而就的,它涉及到系统整体设计、安全技术保障 的实现等方方面面,物联网平台的建立及引进技术人 员需要大量的资金保障,这需要高校在政策和资金上 给予支持。

(三) 嵌入云计算技术,助力高校智慧档案馆网 络安全

若想真正实现智慧档案馆的安全智慧管理,基于 高校智慧档案馆三层体系架构的搭建,云计算为其提 供技术保障。移动终端设备操作系统存在不同的系统 架构、接口和协议,使得移动数字档案馆服务体系还 需整合不同信息资源、构建满足不同操作系统接口协 议、搭建跨系统的服务平台。云计算以资源共享为目 的,将计算任务分布在大量计算机构成的资源池上, 使各种应用系统能够根据需要获取存储空间和软件服 务,这种低成本高效能的计算技术,可以满足高等院 校多种类、多种格式载体的档案资源格局。运用云计 算技术搭建移动数字档案馆云服务平台不仅建设成本 低、响应速度快,而且高校用户使用更加方便,能够 有效解决不同移动终端设备的服务集成问题。

(四) 搭建高素质高校档案管理人员团队

在互联网+知识经济时代,物联网技术在高校档 案管理中的优势凸显,但先进技术的应用不能取代档 案管理队伍,因此,打造一直高素质的档案管理团队 极其重要。首先,高校档案馆要注重档案管理人才队 伍建设,配备懂得网络知识的计算机管理人才,具有 档案学专业背景,足物联网技术的实际需求。其次, 为了确保网络环境下档案信息数字安全,保证档案的 安全性和保密性,常对档案管理人员进行业务培训, 提高其思想认识,鼓励其研发积极性,定期对软件系 统进行更新,使物联网技术在档案管理信息化建设中 发挥更大的作用。加强其应变能力,档案管理人员要 对可能发生的安全问题提前做出预案,一旦发生档案 安全泄露问题,能够第一时间迅速做出补救措施。最后, 可以通过督查考核的方式,建立学校的档案管理工作 考评小组,对在档案管理工作中有突出贡献的工作人 员在年底考核评优中给予适当的经济奖励。


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