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智慧校园引领下的高校智慧档案馆建设路径

2021-03-31 热度:129 ℃


一、智慧校园和智慧档案馆的内涵

 

随着信息技术的发展,物联网、云计算、智能设备等的发展,2009  IBM 提出智慧城市“的理念后, 智慧校园是在智慧城市的背景下提出的。宣继涛认为智慧校园是通过应用现代信息技术,使高校管理人员通过更加精准的技术进行智慧判断,从中筛选出有用的数据信息,开展教、学一体化的基本理念,在高校中逐步实现数字化教学模式,包括利用 SOA 技术、云计算技术、云存储技术。[1] 教育部2012 年印发的《教育信息化十年发展规划》中提出“以数字化校园建设  为基础的智慧校园建设是高等教育信息化建设核心任务之一2016   “智慧校园”被写进全国教育信息化工作要点,智慧校园建设已经成为一种时代潮流,众多的高校都在积极投入智慧校园的建设之中。浙江大学的智慧校园网络基础设施建设就将其网络架构细分为:接入网,方便师生上互联网;教学网,支撑教学活动;科研网,支撑科研活动;资源网,支撑资源沉淀和传播活动;智能网,支撑和谐、生态校园建设。[2] 智慧校园是一种将人的因素、设备的因素、环境及资源的因素以及社会性因素,在信息化背景下有机整合的一种独特的校园系统。

由于”智慧“一词具有抽象性,对于智慧档案馆的涵义,众说纷纭,不同的学者给出了不同的理解。杨智勇把智慧档案馆概括为:综合档案数据、信息、情报、知识来解决档案收集、管理、保存、利用等问题的智慧化系统和平台。[3] 杨来青认为智慧档案馆是应用智慧管理技术的,智慧档案馆是数字档案馆的发展与提升,是基于智慧管理技术的新型信息化形态档案馆,应在数字档案馆已有功能的基础上,创新档案业务工作管理模式和档案信息资源开发方式。[4] 为了使研究具有一定的实践价值,智慧档案馆的落实还是需要从实践层面来操作,笔者认为,智慧档案馆是档案信息化建设的一个新阶段,以数字档案馆为基础, 建构部门间系统协调、资源共享,实现档档相联、人档相联、人人相联,提供智能化服务的信息平台。

 

二、智慧校园和高校智慧档案馆的关系

 

(一)整体与部分的关系

智慧校园最终的目标是通过智能化的技术,提供更为便捷的信息服务,档案馆不仅作为储存保管学校信息数据的重要部门,同时也是提供信息服务的部门,是智慧校园建设的重要组成部分,两者是整体与部分的关系。

(二)宏观和微观的关系

智慧校园建设是一个顶层设计,对于一个学校而言,它是以信息管理中心为依托,推动学校各个层面智能化建设,它的实现依赖于学校各个微观层面的推

动和支持。档案馆就是其中的一个微观层面,智能档案馆的实现能更好的推动宏观层面的智慧校园的实现。

(三)两者皆是信息化发展的产物

智慧校园是教育产业信息化发展的产物,智慧档案馆是档案信息化发展的产物。高校档案作为记录学校发展活动的信息载体,不仅在学校建设和发展的过程中具有资政启迪作用,而且还持续承担记录学校发展变化的重要使命,这使得智慧校园背景下的档案馆不能不紧随学校发展的脚步,启动智慧档案馆建设。

 

三、智慧校园建设给档案部门带来的机遇

 

(一)经费的资助

智慧档案馆的建设需要一定的资金支持,应用系统的引进、硬件的购置、物流系统介入等都需要资金的投入。档案部门在学校发展中,一直处于边缘化的状态,它的发展跟学校领导重视程度与否有极大的关系。档案部门的工作性质往往不能直接产生一定的社会效益和价值,工作的价值很难被发现和认可,因此在申请经费建设项目时,学校一般会考虑其他部门, 忽视档案部门。档案馆作为学校储存、保管学校信息的重要部门,智慧校园建设将不可或缺的把档案馆纳入建设之中,档案部门应抓住这个机遇,提出合理有效的建设方案,将其纳入智慧校园建设的统一规划中。

(二)技术的支持

高校档案部门一般很少配有专业的信息技术人员,档案信息化建设大多要依托于学校信息中心。以数字档案馆为核心的档案信息化建设距今已有十几年,数字档案馆从以档案数字化为标志的 1.0 版发展

到以电子档案管理和资源共享为标志的 2.0 版,其技术基础是数字化技术。[5] 而智慧校园所依托技术则是以大数据、物联网、云计算、智能感应等先进技术, 这些先进技术正是智慧档案馆建设所必备的。同时, 档案馆可以依托智慧校园建设的专业技术团队在应用系统、感知系统、系统安全、技术参数等方面获得技术支持,给智慧档案馆的建设奠定坚实的技术基础。

(三)统筹多方资源

没有智慧校园引领,学校信息化建设缺乏整体规划,各部门应用系统多是随需而建。一个学校会有十几个系统,每个系统的数据库又是独立的,数据异构、关联性不强,信息孤岛现象严重,各部门系统管理员能力参差不齐,在应用系统的维护和安全管理上存在一定的隐患。由于这些系统与档案管理应用系统不匹配,数据的格式、信息条目的需求、数据端口的对接等都存在诸多问题,电子资源不能获得有效的利用,同时,应用系统之间存在数据的重复采集,耗费很多人力、物力和财力。在智慧校园的建设下,可以合理规划统筹各部门的应用系统,减少不必要的浪费, 从而提高工作的质量和效率。

 

四、智慧档案馆建设的路径

 

为了满足高校档案管理的业务规范化、信息一体化、资源集约化、服务优质化的智慧档案馆建设,把档案资源、集成平台、安全监控、智能服务等作为建设的重要路径。

(一)依托学校信息集成服务平台,拓宽数字档案资源

智慧校园的终极目标是追求学校信息资源的智

慧化处理和利用,而档案馆作为集学校教学、科研、社会服务等各方面历史数据保管的重要信息资源部门之一,在智慧校园建设的过程中必定发挥着重要的作用,数字档案资源建设是智慧档案馆建设的一个重要基础。目前高校档案信息资源来源主要有两类,一类是馆藏档案资源,另一类是学校各类数据库中的网络数字信息资源。

首先,加大馆藏档案的数字化。在档案信息化建设的进程中,高校档案馆基本完成了对馆藏档案的数字化加工处理,这部分档案信息资源是学校办学历史记录的重要组成部分。

其次,实现学校信息集成服务平台的对接。学校产生的网络数字信息资源主要是指学校科研、电子政务、教务、人事、学生管理等各类系统产生的信息资源。如各类的文本报表、网页信息、信息服务、网课等大量数据信息。随着信息技术的发展,办公方式发


生巨大变化,电子化办公越来越普及,档案信息的量呈爆炸式增长。高校档案馆大多实现了和学校政务系统的 OA 对接,但很难做到所有系统的对接,系统的异构性增加了对接的困难。信息集成服务平台是智慧校园建设的基础项目之一,也是智慧校园建设的重要基础,信息集成平台可以整合校内不同业务领域信息系统的数据,从而解决系统之间数据的交互难题。档案系统可以直接与信息集成平台对接,将网络数字信息资源纳入档案信息资源中,为智慧档案馆服务利用提供丰富的信息资源体系。

(二)借助学校智能平台的搭建,加强设施设备智能化建设

智慧档案馆的设备设施主要包括物联网设施、管

理服务器、云存储设备以及网络系统配置四个部分。物联网设施是实现物物相连的网络设备,它是通过射频识别(RFID)装置、二维码、GPS、激光扫描器等装置与互联网或无线网络相连而形成的一个巨大网络。[6] 物流网设施是为了实现智能库房管理的一个最基础的设备。档案馆的服务器一般依托学校的信息管理中心,智慧校园的服务器在处理器、内存、IO 槽、网络、存储空间等方面做了充分的准备,档案馆可以搭乘上这趟快车,因地制宜的依托学校服务器。云存储设备是指将数据存储在第三方服务器上,这样可以减少存储的空间,随着 5G 时代的到来,数据量越来越大,云储存设备的功能要求就越来越高了,在性能和安全保障方面需要更高的要求。网络系统配置是基于智慧校园建设中的高速、快捷、共享、安全的网络通信设施。智慧校园建设,必然会构建或者更新以上四个部分的配置和平台,档案馆可以依托这些先进的

设备和平台,推动智慧档案馆的建设。

(三)引进专业人才,打造档案信息技术专业团队建设

高校档案馆长期以来处于边缘位置,很多工作人

员并不是档案专业出身,大多数工作人员都是在实践中摸索、学习,专业理论知识略显不足。随着信息技术的发展,档案信息化建设的进程不断加快,档案部门又急需信息技术人才。因此,信息技术知识与档案知识相结合的复合型人才是智慧档案馆发展的支柱, 然而,这种复合型人才是少之又少,档案部门由于待遇低、边缘化等原因很难引进到这些人才。在现有的条件下,档案部门通过培养自己的队伍来改善专业团队建设。智慧校园建设的过程中,可以派出一到两名工作人员去学习信息技术,紧跟智慧校园的步伐,推动智慧档案馆建设。

(四)遵循档案行业标准,因地制宜的建立一整套政策法规和规章制度

高校智慧档案馆的建设需要一系列的政策法规和

规章制度的支撑。当前,智慧档案馆建设以“星星之火可以燎原”之势不断增多,馆与馆之间在技术层面不断学习效仿,存在一定相通性。国家在智慧档案馆制度建设方面,还未制定出相关的管理标准、业务标准等,很多都是在《数字档案馆建设指南》的基础上来建设智慧档案馆。在制度保障这一块,各馆还属于各自摸索的阶段。高校应依据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》以及各省市制定的地方规章,结合本校智慧档案馆建设的实际制定一系列政策法规和规章制度,来保障智慧档案馆的顺利实施。





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