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智慧档案馆建设路径探究

2021-03-26 热度:135 ℃

一、建设智慧档案馆的重要价值

智慧档案馆兴起于智慧城市或智慧社会建设,发展于大数据、云计算、数字化等互联网技术集成期,为传统型档案馆的改革与创新提供了新思路新方法。一言概之, 建设智慧档案馆具有重要的积极价值。从智慧型城市建设方面来看,智慧档案馆作为城市建设与发展的重要烙印理应智慧化建设与发展;从智慧型社会发展方面来看,智慧档案馆作为社会发展与创新的重要积淀也应与之协同发展;从智慧档案馆本身来说,其凝聚了智慧理念与技术, 是当今社会科学技术发展的重要结晶。

(一)智慧档案馆是智慧城市建设的重要组成。档案馆于城市建设而言,同记忆中枢于人类大脑发育一般,不仅至关重要,更是不可或缺。而智慧档案馆与智慧城市的建设与发展有着密切的联系,记录着城市智慧化的过程,成为智慧城市建设本身的重要组成。建立智慧型的档案信息管理是新时代社会发展的必然选择和客观要求。对智慧型档案管理的首要要求是要能够充分感知,必须使用现代信息技术来实现内部和外部信息的交换,从而形成基于物联网的通信命令系统。“物联网,大数据”将在这里扮演重要角色。诸如物联网之类的先进信息技术可以将档案实体、人员、设备等紧密地结合在一起,以实现全方位的档案感知。智能档案的基础

是复杂且众多的档案资源,它们的资源更加广泛和多样。

(二)智慧档案馆是智慧社会发展的重要驱动。智慧档案馆的建设与智慧社会发展有着紧密的内在联系,在一定程度上促进着智慧社会的发展建设。一方面,智慧社会的发展需要智慧档案馆的助力。在社会信息加速迭代与生活节奏加速运行的现实中,如何更好地为基层群众提高更为高效便捷的服务,需要建立足够智能化的信息数据平台,畅通信息有效精准传递的渠道,而智慧档案馆恰好扮演着平台枢纽的重要作用。另一方面,智慧档案馆的发展趋势与智慧社会发展具有一致性。不论是智慧档案馆的数

字化、网络化、智慧化,还是智慧社会的便捷化、高效化、加速化,归根到发展趋势与目的上,是具有一致性的,即立足发展实际,以人为本,着眼于未来,提供更好的服务,促进社会文明的发展与进步。

(三)智慧档案馆是智慧理念技术的重要结晶。智慧档案馆的出现正是得益于智慧理念到技术的实践化,因此智慧档案馆本身就是智慧理念技术的重要结晶。随着智能技术的发展和应用,传统的归档方法发生了巨大变化, 为智能档案的兴起提供了技术支持。智能技术主要包含计算机技术、精密采集技术、人工智能、卫星定位等领域。智能技术在档案中的应用创造了一种新的档案管理方式, 催生了智能档案的兴起。例如,传感器技术可以快速识别有关资源位置和状态的信息,并实现对检测资源和硬件设备的自动管理,提供档案导航服务。物联网技术、数字技术和网络技术可以实现档案的全面连接,并建立数据共享环境下的档案数据信息连接,由此形成的新模型大数据技

术可以收集、清理、过滤、分析和存档数据信息,并结合用户需求来分解数据信息。

二、当前智慧档案馆建设存在的误区

以智慧档案馆的兴起与发展为纵深大背景,立足眼下, 着眼未来,从辩证统一的视角来理性地看待智慧档案馆的建设现状,不难发现,当前智慧档案馆建设过程中或多或少地存在着一些误区。从知行合一上来说,部分档案馆的智慧化建设过程重视智慧化理念,轻视智慧化实践;从关键技术上来说,部分档案馆的智慧化建设过程重视智慧型设备使用,轻视智慧型核心技术引入;从全面发展上来说,部分档案馆的智慧化建设过程重视智慧型发展既得,轻视智慧型长期投入。

(一)重智慧理念,轻智慧实践。当前,智慧档案馆的建设整体上还处于探索实践初期阶段,对已经形成的智慧理念加以理论化,对已经成熟的智慧理念加以实践探索,总的来说,在智慧档案馆建设过程中,更强调智慧理

念,对理念的转化实践力度还远远不够,距离真正做到智慧理念与实践知行合一还有很远的路程。

(二)重智慧设备,轻智慧技术。目前,智慧档案馆建设的主要发力点依然集中在智慧型的基础设备的建设、安置、使用等硬件设备的投入,对智慧化的信息管理技术还处于不断熟知不断调试持续优化的过程。

(三)重智慧发展,轻智慧投入。智慧档案馆建设过程中,除了重理念轻实践、重设备轻技术以外,还存在着重视智慧型档案建设与发展的眼前既得利益,轻视智慧型的长期投入及回馈,对智慧档案馆全面建设相关的科研、技术、人才、政策等建设明显不够,尚未形成智慧型产业链条,难以从系统上科学合理地规划智慧档案馆的有关建设。

三、智慧档案馆建设的有效路径探究

任何事物的发展与变化都是曲折的,科学理性地看待智慧档案馆建设是有效加强档案馆智慧化建设与发展的大前提,而要全面协同建设智慧档案馆,必须以党和国家的智慧城市、智慧社会建设为核心指引,加强辩证,强化统一,深入贯彻好智慧档案馆的智慧理念,加强智慧技术的运用实践,加强智慧档案馆建设的关键核心技术的掌握,从而全面加强智慧档案馆的建设与发展。

(一)理念与实践并重,加强智慧档案馆知行合一。效加强智慧档案馆建设,必须要坚持理念与实践并重,切实做到智慧档案馆的理念熟知与实践行动合二为一。为此,要做到以下几点:一是以民众实际需求反诸理念优化。智慧档案馆的建设必须立足于民众的实际需求,不能脱离了档案馆的实用价值,一味地追求智慧化理念的构想,应切实做好理念服务实践工作。二是健全相关机制,实现共建共享共有。各级档案馆的智慧化道路建设务必要一以贯之,统一机制、统一标准、统一数据,为档案信息数据资源的共建共享打下坚实的基础,确保资源共有。三是加大全面布局,加强细节落实。智慧档案馆建设是一个庞大的系统工程,既要着眼于全面布局的科学统筹规划,也要立足于细节落实的每一工作问题,以精细化的管理推进相关工作的有序进行。

  设备与技术协同, 加强智慧档案馆关键技术。有效加强智慧档案馆建设,必须要协同设备与智慧技术,从根本上加强智慧档案馆的关键技术。智慧档案馆建设的关键技术主要包括环境管理和档案资料管理两个具体方面。应做好以下几点:一是要严格控制库房温湿度。通过精密空调或普通空调与加湿器、除湿器共同作用,保证库房温湿度条件合理,发生异常及时、自动通知管理员。二是灯光控制。库房内的灯光要进行自动监测和控制, 通过与红外人体感应传感器的信息传递,实现来人开灯、人走关灯,也可通过网络终端对其进行远程控制。三是漏水监

测。四是档案定位与盘点。通过无线射频识别技术和多级标签管理法实现对档案的定位,并将此功能推广应用到档案清点、档案追溯等一系列管理工作中,盘点过程中通过批量处理和自跟随盘库车的运用实现智能化档案位置扫描和整理, 自动记录盘点结果。五是数据挖掘技术。对部分使用频繁、重要度较高的档案文件进行OCR文字识别处理,将文字信息导入数据库,并在档案管理中给予全文检索权限,通过数据挖掘技术实现档案内容的检索,自动进行档案的分类和筛选,结合摘要与相似度,将用户需要的信息检索并推送。

  发展与投入统一, 加强智慧档案馆全面建设。有效加强智慧档案馆建设,必须要坚持发展与投入统一,切实落实好智慧档案馆的全面建设。智慧档案是未来档案管理行业的重要发展方向。对于企业档案管理的现代化具有重要的参考价值和现实意义。我们仍必须在人才培养、科研投入、资金支持方面继续努力,继续推动企业智能档案建设,开创档案管理新局面。具体来说:一是加大相关专业人才的培养力度,扩充人才建设队伍。智慧档案馆的建设离不开相关专业技术人才的持续性工作创造与创新,因此要加大人才培养力度,为人才梯队储备足够的人才资源库。二是加大相关资金持续投入,落实好政策扶持工作。稳定充足的资金可以有效保障智慧档案馆各项工作有序推进,政府应起到良好的带头作用,做好相关政策扶持,引导社会各界力量参与其中,确保资金充裕。三是加强各级各部门协同, 积极交流优化成果。智慧档案馆的建设是一个持续的动态过程,需要根据不同情况不断优化,为档案馆的智慧化建设提供高质量的输入,这就要求各级部门加强协同,互相交流, 互相学习,不断总结经验与教训,优化建设成果。

综上所述,尽管智慧城市、智慧社会的建设仍处于探索阶段,智慧档案管的全面建设似乎离我们很遥远。但是,随着人工智能、高性能材料和工业技术的发展,智慧档案馆必将成为智慧城市的亮点和智慧社会的基点,智慧档案馆的工作将在新时代焕发青春和活力。档案信息智慧化是智慧档案馆信息化建设的系统工程的方向和目标。建立过程需要知行合一,掌握关键技术,加强投入,根据新形势下的档案管理单位的实际情况和实际需要,逐步稳步推进建设智慧档案馆的各项任务。




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